Home Office na Empresa Contábil: alguns cuidados para o sucesso

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Em tempos de pandemia, a modalidade Home Office na Empresa Contábil virou uma alternativa importante para o combate à transmissão e disseminação da Covid-19. Veja alguns cuidados para adotar com sucesso esse sistema de trabalho em seu negócio.



Não é de hoje que o tipo de trabalho conhecido por home office – expressão inglesa que em tradução literal significa “escritório em casa” – passou a ser utilizado aqui no Brasil: segundo levantamento feito pelo IBGE, em 2018, 3,8 milhões de brasileiros já estavam trabalhando remotamente nesta época, a partir de suas casas.

Nos últimos anos, e em especial nas últimas semanas, nas quais estamos enfrentando as medidas de confinamento impostas pela pandemia do coronavírus, a prática já virou uma forte tendência, está ganhando cada vez mais força e vem sendo adotada por empresas de todos os portes, no mundo todo. 

Em recente matéria publicada pelo Valor Econômico, de 20 de março de 2020, foi divulgada a informação de que cerca de 43% das empresas brasileiras estão adotando esta modalidade de trabalho. A matéria é resultado de pesquisa realizada pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA).

Ainda em relação aos impactos da Covid-19 nas rotinas de trabalho, o site de tecnologia do G1, o TechTudo, também publicou recentemente que o Google Trends, serviço que apresenta tendências a partir do volume de buscas do Google, apontava que as palavras “home office” tiveram um aumento neste volume em cerca de 34% em todo o planeta nos últimos 90 dias. 

Sem dúvida que é uma modalidade interessante de trabalho, mas para sua correta implantação há que se ter diversos cuidados, sendo os mais relevantes:

  • Em relação aos aspectos legais, ligados especialmente aos direitos trabalhistas;
  • Em relação aos aspectos operacionais, relativos à maneira mais adequada para se realizar um trabalho de qualidade. Neste artigo, comentarei apenas sobre os últimos aspectos, ou seja, os relativos à operacionalização da sistemática de home office.

As considerações que o artigo apresenta estão fundamentadas em experiências concretas de empresas contábeis para as quais prestei consultoria durante os anos de 2016 a 2019, e que optaram por essa modalidade de trabalho, com o envolvimento parcial ou total do quadro colaboradores.

E na Contabilidade? Há lugar para o Home Office?


Sim, com toda a certeza. Seguindo uma tendência mundial, também a Contabilidade pode adotar a modalidade de trabalho home office não apenas durante o enfrentamento de situações extremas como as de agora, na pandemia do coronavírus, mas também como forma rotineira de trabalho, desde que sejam tomados alguns cuidados que veremos a seguir.

Para começar, mas ainda falando de coronavírus, o próprio Conselho Federal de Contabilidade, através da Portaria nº 92, de 16/03/2020, divulgou uma série de medidas internas para o combate e prevenção ao contágio, que vão desde a diminuição do acesso e circulação de pessoas, bem como outros procedimentos para proteção dos funcionários.

Alguns destes procedimentos incluem justamente o teletrabalho ou home office. O CFC também orientou os conselhos regionais da classe a adotarem as mesmas medidas. (Leia mais sobre esta Portaria do CFC, clicando aqui).

Vantagens e Desvantagens do Home Office

No caso das empresas contábeis, o trabalho de home office é realizado através do uso de softwares que permitem que os colaboradores consigam, por meio da internet, ter acesso aos sistemas utilizados para realizar o trabalho de contabilidade a partir de suas casas.

Antes de começarmos a discorrer sobre alguns cuidados que precisam ser tomados para operacionalizar a sistemática de home office nas empresas contábeis, é preciso dizer que, como quase tudo na vida, aqui também temos vantagens e desvantagens. É preciso conhecê-las, fazendo a necessária ponderação e adequação às peculiaridades de cada empresa.

As principais VANTAGENS do trabalho Home Office para o proprietário do negócio e para seus colaboradores são:

  • Flexibilidade na execução e administração do trabalho;
  • Ausência dos deslocamentos entre residência e o trabalho, o que diminui o estresse do colaborador;
  • Redução de custos da empresa contábil;
  • Melhora na qualidade de vida dos colaboradores;
  • Elevação da satisfação e motivação, desde que o colaborador se acostume a esta modalidade de trabalho;
  • Aumento na produtividade e criatividade, a médio e longo prazos, desde que o colaborador se engaje para desenvolver tais atributos;

Em relação às DESVANTAGENS do trabalho Home Office, podemos destacar as seguintes:

  • Pode haver um certo isolamento social e profissional do colaborador;
  • Há riscos ergométricos e de segurança no ambiente de trabalho;
  • Estresse, problemas físicos e psíquicos por parte do colaborador também podem acontecer, em decorrência do distanciamento de outros colegas e da cultura empresarial;
  • Conflitos familiares, que precisam ser previamente dimensionados;
  • Extensão ou diminuição da jornada de trabalho, quando o colaborador não se organiza e acaba trabalhando mais ou menos horas do que o previsto em contrato;
  • Pode haver enfraquecimento da cultura organizacional, nos casos em que o colaborador não consegue assimilar os valores da empresa contábil e com isso não estabelece relações de trabalho duradouras;
  • Dificuldades de supervisão, especialmente quando existem falhas no planejamento e no controle. Este risco pode ser minimizado se forem adotadas boas ferramentas tecnológicas de acompanhamento a distância;
  • Riscos de segurança da informação, pois muitos dos dados confiados pelos clientes à empresa contábil possuem caráter sigiloso, e podem facilmente cair em mãos erradas, causando sérios problemas. Grande atenção a esta questão deve ser dada, especialmente após o advento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPDP;
  • Risco de não conseguir entregar os trabalhos nos prazos, especialmente no início da implantação do trabalho Home Office. Tal ameaça pode ser minimizada com a adoção de softwares de gestão para escritórios contábeis.
  • Em função de dificuldades de adaptação, é possível que nos primeiros seis meses, aproximadamente, ocorra uma queda na produtividade do trabalho realizado na modalidade home office, em torno de 30%, em comparação ao trabalho realizado presencialmente.

Analisou Prós e Contras? Calma, Ainda tem Mais…

Mesmo que já tenha analisado vantagens e desvantagens, é importante que você analise e planeje alguns aspectos ANTES de efetivamente implantar o sistema de Home Office propriamente dito. São estes os aspectos importantes a analisar:


O ambiente domiciliar do Colaborador

Neste quesito é preciso avaliar, entre outros aspectos:

  • O espaço físico: você deve analisar se existem as condições mínimas para que o colaborador possa desempenhar seu trabalho: computador, mesa e cadeira de trabalho em boas condições;
  • Os requisitos mínimos exigidos da linha de transmissão de dados (internet) para download e upload;
  • Ambiente familiar: filhos, esposa ou marido ou qualquer outra pessoa que conviva com o colaborador. Mesmo sem querer, eles podem atrapalhar e comprometer seriamente o desenvolvimento do trabalho;
  • Analisar como se dá o relacionamento do colaborador com os vizinhos, pois existem casos que é impossível desempenhar um bom trabalho pela interferência da vizinhança;
  • Avaliar as condições de luminosidade mínima exigida, pois existem ambientes com luz fraca ou precária, que não oferecem condições mínimas para trabalhar;
  • Outros aspectos que podem ser detectados em visita à residência do colaborador.

Importante lembrar que algumas pessoas têm muita dificuldade para se adaptar ao trabalho sendo realizado em casa, até porque envolve uma mudança de cultura.

Aqui no blog temos um artigo falando sobre o papel do Colaborador Contábil na Era Digital. Entre outros aspectos, abordamos o fato de que algumas pessoas são bastante sensíveis ao que acontece à sua volta e passar a adotar o sistema de home office é sem dúvida uma mudança importante que pode deixar alguns meio perdidos. Vale a pena ler (ou reler) este artigo.

Planejando e Acompanhando os Trabalhos

Todos os trabalhos a serem executados precisam ser previamente definidos e distribuídos entre os colaboradores. Neste quesito, é importante analisar a maneira como as tarefas serão acompanhadas e monitoradas. Outro cuidado diz respeito a eventual necessidade da consulta a papeis, como contratos e documentos de clientes. É preciso avaliar como eles serão disponibilizados. Para realizar melhor este tipo de atividade, é importante contar com uma ferramenta tecnológica que permita a armazenagem em nuvem, o que facilita o acesso a qualquer momento. (Leia o artigo, já referenciado acima, da TechTudo, onde são apresentadas 13 ferramentas que podem ser utilizadas para aumentar a produtividade e comunicação de quem trabalha em home office).

O Apoio e Monitoramento das Atividades do Colaborador

Um aspecto importante se refere a maneira como se dá o suporte ao colaborador, quando este tiver dúvidas. Quando ele não conhece e domina todas as rotinas do trabalho, é fundamental prover suporte e acompanhamento constante, para sanar toda e qualquer dúvida que possa existir.

Existem diversas ferramentas tecnológicas que monitoram em tempo real todo trabalho que é desenvolvido por cada um dos colaboradores. O líder que fica monitorando o trabalho, consegue em tempo real, saber se tudo está dentro da normalidade ou se é preciso tomar alguma ação corretiva para cumprir a realização das metas. Hoje existem ferramentas que permitem acompanhar através da webcam cada um dos colaboradores nas suas casas. Isso tudo facilita e aumenta a probabilidade de sucesso do modelo.

Atendimento Prestado aos Clientes

Ao adotar pela primeira vez a modalidade de trabalho home office é preciso uma estratégia toda especial no que diz respeito ao atendimento a ser prestado aos clientes. Para empresas contábeis já constituídas e que queiram migrar para a modalidade home office, talvez o mais correto seja a transição gradativa, onde aos poucos os colaboradores vão sendo preparados para atender aos clientes através de meios eletrônicos e sem a necessidade da presença física. Neste quesito, se faz importante uma ferramenta de áudio e vídeo a ser disponibilizada aos clientes para eventuais dúvidas, consultas em geral e até mesmo para a realização de reuniões.

Tendo em vista os usos e costumes, dos mais diversos, por parte dos clientes, vale a pena pensar em vários canais de comunicação. É claro que isso exige o uso de uma ferramenta de controle interna única para evitar problemas.

Considerações finais

Como qualquer forma de realizar o trabalho, a modalidade home office, por si só, não é garantia de sucesso dentro de uma organização contábil. O certo é que o Planejamento Estratégico e Operacional, o Controle Interno e a Avaliação serão os grandes responsáveis para consolidar o caminho para alcançar os objetivos da empresa. Mesmo em momentos de crise, como é o caso atual da COVID-19, onde o tempo para implantar o home office pode ser extremamente curto, é importante se debruçar sobre os passos anteriormente citados e ir melhorando todo o processo dia após dia.

Para concluir, vale lembrar as sábias palavras do Filósofo grego Aristóteles:

a excelência, portanto, não é um ato, mas um hábito.

Aristóteles

Desejo sucesso a você!

Professor Laudelino Jochem


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